Von Beate Bruns und Dr. Hartwig Holzapfel – Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung ist ein Zukunftsthema. Dieses Thema spielt schon heute eine große Rolle, wenn es darum geht, die Prozesse in der Lernorganisation effizienter zu machen. Die digitale Transformation steht ganz oben auf der Agenda von Weiterbildungsabteilungen in Konzernen, bei Mittelstandsunternehmen und freien Bildungsträgern. Effizienzsteigerung und Optimierung von Produkten, Prozessen und Strukturen sind wichtige Treiber für eine durchgängige Digitalisierung. Das gilt für schwierige wie für positive Marktlagen. In einer schwierigen Marktlage lässt sich das Trainingsgeschäft nur mit sehr effizienten Prozessen wirtschaftlich führen. Ist die Nachfrage sehr hoch, lassen sich die großen Volumina an Terminen und Teilnehmerzahlen nur mit effizienten Prozessen bewältigen.
Mehr Effizienz in der Lernorganisation durch Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung
Die Nachfrage nach effizienter Seminarverwaltung sowohl seitens der Bildungsanbieter innerhalb von Konzernen, Mittelstandsunternehmen und öffentlichen Einrichtungen als auch seitens der freien Bildungsträger ist deutlich gestiegen. Ein starker Impulsgeber ist die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung zentraler Prozesse. Dies betrifft die Organisationen generell in ihrer Gesamtheit als auch die Lernorganisation. Das belegen aktuell mehrere Studien. In einer Bitkom-Befragung zur „Digitalisierung der Wirtschaft“ (2023) sehen 43% der befragten Unternehmen Deutschlands Wirtschaft im Mittelfeld. 87% sind der Meinung, die Nutzung digitaler Technologien spiele eine entscheidende Rolle bei der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen. Immerhin 76% der Befragten urteilen jedoch, dass deutsche Unternehmen zu wenig digitale Technologien nutzen. Das Thema Künstliche Intelligenz ist umstritten. Zwei Drittel der Unternehmen schieben das Thema jedoch noch auf die lange Bank. Und das, obwohl die Mehrheit daran glaubt, dass generative KI-Anwendungen wie ChatGPT Wirtschaft und Gesellschaft grundlegend verändern werden.
Hoher wirtschaftlicher Nutzen von KI-gestützter Software für die Seminarverwaltung
Unabhängig vom momentanen Hype um die generative KI beweisen Tools der Künstlichen Intelligenz schon länger ihren hohen wirtschaftlichen Nutzen. Ein Beispiel ist die automatisierte Planung und Optimierung im Event- und Trainingsgeschäft mit Hilfe KI-gestützter Software. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz benötigen Verantwortliche, Verwaltungspersonal und Trainer:innen sehr viel weniger Zeit für Routinetätigkeiten im Tagesgeschäft.
Beispiel: Erstellen eines Jahresplans für Ausbildungsprogramme als Curricula
Zu einem großen wirtschaftlichen Nutzen führt die Automatisierung und Optimierung von Planung und Prozessen im Kerngeschäft der Trainingsverwaltung. Nehmen wir als Beispiel das manuelle Erstellen eines Jahresplans für Ausbildungsprogramme. Diese Programme sind oft als Curricula mit Online- und Vor-Ort-Terminen konzipiert. Die Jahresplanung dieser Ausbildungsprogramme ist eine Aufgabe, die in großen Unternehmen Mitarbeitende für mehrere Monate bindet. Ein Curriculum ist eine Abfolge von Terminen für verschiedene Veranstaltungen in einer festgelegten Reihenfolge. Je nach Thema kommen unterschiedliche Trainierende und Coaches zum Einsatz. Die Herausforderung besteht darin, Tausende von Terminen ohne Überschneidungen zu organisieren und gleichzeitig Aspekte wie eine ausgewogene Verteilung der Trainerarbeit und die Minimierung von Reisekosten zu berücksichtigen. Die Digitalisierung der Programme erhöht außerdem die Anzahl der Online-Termine, was die manuelle Planung noch herausfordernder gestaltet.
Nur noch Stunden für den automatisierten Planungslauf anstelle von monatelanger manueller Planung
Mit Hilfe von KI-gestützten Tools kosten derartige Aufgaben mit ihren vielen Randbedingungen nur einen Bruchteil der manuell aufzuwendenden Zeit. Randbedingungen wie Ferien, Urlaube, Geräteanforderungen, Reisezeiten und ähnliche werden selbstverständlich berücksichtigt. Ein großes Veranstaltungsangebot mit mehreren Hundert Trainierenden und mehreren Tausend Seminartagen berechnet eine Software wie IBT TAS innerhalb von Stunden.
Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung optimieren das Ressourcenmanagement
IBT TAS ist eine Software für die Seminarverwaltung, die seit einigen Jahren die Prozesse der Trainingsadministration mit KI-Methoden automatisiert. Die mandantenfähige, serverbasierte Software unterstützt Unternehmen und Bildungsdienstleister dabei, Bildungsprodukte aller Art in ihrem gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten. Das multilinguale System und seine Mandanten können funktional und im Layout kundenspezifisch angepasst werden.
Terminplanung und Ressourcenmanagement
Dreh- und Angelpunkt jeder Seminarverwaltung ist die Terminplanung und die Organisation aller beteiligten Ressourcen. Mitarbeitende im Seminar-Office organisieren in IBT TAS Präsenztrainings, digitale Bildungsprodukte und Kombinationen aus Präsenz- und digitalen Trainings. Digitale Bildungsprodukte sind beispielsweise WBTs (Web Based Trainings), Simulationen, Videotrainings, Communities und Lernspiele. Aus den einzelnen Trainingsangeboten stellt das Produktmanagement für die Bildungsangebote Veranstaltungsreihen und Konferenzen zusammen.
Personalisierte rollenspezifische Workspaces und Cockpits für Workflows, Aufgaben und Wiedervorlagen
Trainings- und Produktmanager, Führungskräfte und Trainer/Coaches arbeiten in personalisierten, rollenspezifischen Workspaces. Personalisierte Übersichten, Todo-Listen, Termine, Reports, Checklisten und rollenspezifische Funktionen unterstützen sie dabei. Das lohnt sich schon für kleinere Bildungsanbieter, besonders aber für große Veranstalter.
Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung im Massengeschäft
Im Massengeschäft erleichtern Massenbuchungsfunktionen und KI-gestützte Werkzeuge für die automatische Planung und Optimierung von Belegungen die Arbeit ganz enorm. Erst damit ist es möglich, umfangreiche Buchungen zeit- und ressourcen-effizient durchzuführen. Eine zentrale Rolle im Massengeschäft spielt die Berücksichtigung der zahlreichen Randbedingungen wie Belegungszeiten, verfügbare Kapazitäten und Buchungsoptionen. Mit der automatischen Planung ist zum Beispiel stets aktuell zu sehen, welche Trainer:innen die Trainings in selektierten Räumen durchführen könnten.
Weitere Beispiele für den Nutzen von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung
Ein Tool wie IBT TAS optimiert alle verfügbaren Ressourcen und unterstützt die automatisierte Planung auf mehreren Ebenen. Termine und Ressourcenbelegungen für Räume, Zubehör, Trainierende, Hotels und Tagungsstätten der Veranstaltungen lassen sich automatisch konfliktfrei planen. Sind nicht alle Randbedingungen vollständig erfüllbar, liefert das System eine näherungsweise Lösung. Diese näherungsweise Lösung ist konfliktfrei und berücksichtigt möglichst viele der zusätzlich erwünschten Randbedingungen wie Urlaubszeiten oder Reisezeitenminimierung. Für alle Trainer:innen können nachfolgende Veranstaltungstermine und die dazwischen liegenden Reisezeiten anzeigt werden. Auf dieser Basis und einer Plankostenbetrachtung lassen sich Reisezeiten und -kosten optimieren.
So werden die Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch auf wenige Klicks komprimiert. Ein gutes Beispiel hierfür ist die komplette Korrespondenz im Seminargeschäft, die Teilnehmerlisten, Zertifikate, Namensschilder, Einladungen und ähnliche umfasst. Das Seminar-Office hinterlegt die für die Korrespondenz benötigten Dokumente einmalig als Vorlage und ruft sie auf Knopfdruck pro Termin ab. Der Workflow, der im System konfiguriert ist, steuert zugleich, dass die digitalen Arbeitsschritte unmittelbar oder zeitlich getaktet erledigt werden. Trainer:innen greifen direkt auf Seminarunterlagen zu, ohne den Weg über die Seminarverwaltung oder die HR-Abteilung zu gehen. Workflows ermöglichen es Mitarbeitenden, Seminare zu beantragen und die Freigabe über die zuständige Führungskraft ohne Einschaltung weiterer Stellen einzuholen. So spart die Verwaltung wertvolle Zeit im Tagesgeschäft ein.
Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung – State-of-the-Art
Die automatische Planung und Optimierung in der Software für Seminarverwaltung IBT TAS beruhen auf modernen softwaretechnischen Verfahren. Dabei werden klassische Verfahren der Informatik wie Breitensuche, Backtracking und Bewertungsheuristiken mit Monte-Carlo-Methoden aus der Künstlichen Intelligenz kombiniert. Diese Verfahren tragen heute wesentlich zum Erfolg der stärksten Schach- und Go-Programme bei und repräsentieren den State-of-the-Art in Künstlicher Intelligenz. Dabei zeigt sich, dass diese Optimierungsalgorithmen reale Terminplanungsprobleme kosteneffizienter, schneller und qualitativ besser als manuelle Verfahren lösen.
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