Von Beate Bruns und Miriam Friedrichs / zuletzt aktualisiert am 29. Januar 2025 – Im Blogartikel erläutern die Autorinnen, wie Sie mit Hilfe von Software Ihr Seminarmanagement besser organisieren und Ihr Schulungsgeschäft stärken. Lesen Sie mehr darüber, was eine Seminarverwaltungssoftware leisten sollte, für wen ein solches Werkzeug sinnvoll oder sogar unverzichtbar ist und welchen Nutzen Sie daraus ziehen. Außerdem geben die Autorinnen Tipps, worauf es bei der Definition des Use Case und der Wahl eines geeigneten Tools sonst noch ankommt. Wichtige Stichworte sind: Datenschutz, Lizenzgebühren und Support durch den Anbieter, Kosten senken, mehr zufriedene Kunden gewinnen, Workflows, Berichte und Kennzahlen für ein einfaches Management.
1. Seminarmanagement Software – Definition, Zielgruppe, Nutzen
1.1 Was genau ist eine Software für das Seminarmanagement?
Planen Sie über das Jahr verteilt viele Kurse, Trainings und Schulungen? Dann wissen Sie ja, wie viel Arbeit nötig ist, damit die Events gut laufen und alle Beteiligten zufrieden sind. Aufgaben werden meist unter Zeitdruck erledigt, das Telefon klingelt, und Sie haben immer zu wenig Zeit, die Inhalte und das Programm weiter zu entwickeln.
Eine gute Software für das Seminarmanagement macht die Planung und Verwaltung von Schulungen, Kursen und Trainings viel leichter:
Sie hilft Ihnen, Tasks und Prozesse an einem Ort zu bündeln.
Als Back-Office-Lösung unterstützt die Software Sie dabei, Ihre Events von A bis Z zu planen, zu organisieren und auszuwerten.
Ein Frontend kommt hinzu, wenn Ihre Kunden online in einem Katalog oder Shop Ihre Angebote sehen können und direkt bestellen oder buchen.
Wer bis jetzt noch Excel-Listen und andere Tools nutzt, wird schnell merken, wie viel besser es ist, alles in einem einzigen System zu managen. Doch was macht eine solche Software wirklich gut und für wen ist sie richtig nützlich?
1.2 Für wen ist eine Seminarmanagement Software sinnvoll?
Eine Software für das Seminarmanagement lohnt sich vor allem für Anbieter von Aus- und Weiterbildungen, Akademien und Firmen, die viele Kurse in Präsenz und als Blended Learning planen. Für alle diese Anbieter ist heute ein integriertes System für das Seminarmanagement fast schon ein Must-have, denn es spart Zeit und Ressourcen und sichert so den Wettbewerbsvorteil vor der Konkurrenz.
Ein Beispiel: In großen Organisationen sind Inhouse Akademien meist im Bereich HR angesiedelt. Dort stemmen oft nur wenige Personen viele Trainings. Wie behalten dann alle stets den Überblick, wenn zum Beispiel jemand wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt? Indem sie mit der Software Workflows und Prozesse automatisieren, sind in diesem Fall auch kleine Teams im Back-Office gut aufgestellt.
Ob Präsenz oder Blended Learning: Eine Software für die Seminarverwaltung unterstützt Sie bei allen Tasks, die jeden Tag rund um die Planung der Kurse anfallen. Mit ihr managen Sie die Anmeldungen, planen die Räume und kommunizieren ganz leicht mit den Teilnehmenden. Alle Fäden laufen in einem einzigen Tool zusammen, damit Sie immer alle wichtigen Informationen und Prozesse im Blick und im Griff haben. Und mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Kurse gezielt vermarkten und so noch mehr Kunden für Ihr Angebot gewinnen.
2 Die 3 wichtigsten Gründe, warum sich eine Software für Ihr Seminarmanagement lohnt
2.1 Kosten senken und Ressourcen optimal nutzen
Gerade für Bildungsanbieter ist es wichtig, die Ausgaben im Griff zu haben, um erfolgreich zu bleiben. Eine entsprechende Software hilft bei Tasks wie:
Termine planen
Teilnehmende betreuen
Räume, Geräte oder Hotels organisieren.
Das spart Zeit und Geld. Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an, und Fehler lassen sich leichter vermeiden. So nutzen Sie Ihre Ressourcen besser und arbeiten effizienter – ein klarer Vorteil für Ihr Unternehmen. Die Organisation der Veranstaltungen wird leichter, schneller und vor allem effizienter mit Blick auf die Kosten und im Controlling.
2.2 Budgets und Kosten einfach steuern
Die Verwaltung von Budgets und Kosten gelingt mit einer Software für das Seminarmanagement sehr leicht. Weil Sie stets den aktuellen Kostenstand im Blick haben, können Sie bei Bedarf schnell handeln, falls die Kosten für einen Bereich aus dem Ruder laufen.
Beispiele für typische Ausgaben eines Schulungsanbieters sind:
Raummiete: Welchen Betrag müssen Sie für die Miete von externen Räumen in Hotels oder Tagungszentren kalkulieren? Bei Inhouse Akademien: Gibt es hier intern Vorgaben? Auf welche Kostenstelle wird zum Beispiel die Raummiete gebucht?
Verpflegung: Was kostet das Catering für Frühstücks-, Kaffee- und Mittagspausen der Kurse? Welche Lieferanten haben sich bewährt? Wo könnten Sie sparen, ohne dass die Teilnehmenden unzufrieden werden?
Material: Was geben Sie für Beamer, Laptops, Moderatorenkoffer, Moderationswände, Flipcharts, Whiteboard, Tische und Stühle aus? Haben Sie den genauen Überblick über alle verfügbaren Materialien? In welchem Zustand sind sie, wo fehlen Materialien, an welchem Standort ist zu viel gelagert?
2.3 Jederzeit aktuelle Kennzahlen zum Schulungsgeschäft
Wenn Sie Kurse planen und verwalten, wissen Sie, wie wichtig es ist, die Zahlen für Anmeldungen, Raumbelegung und Trainerbuchungen immer aktuell zu halten. Sonst führt das leicht zu Chaos, wenn Teilnehmende Infos zu spät oder gar nicht erhalten, weil die Anmeldeliste nicht aktuell war oder die Buchung des Raums vergessen wurde und der Raum dann belegt ist. Auch hier hilft Ihnen eine Software:
Der Anmeldestand der Kurse ist stets aktuell.
Auslastung und Belegung von Räumen werden auf einen Blick angezeigt.
Die Verfügbarkeit von Trainerinnen und Trainern ist übersichtlich dargestellt.
3 Was Sie von einer guten Seminarmanagement Software erwarten können
3.1 Kursmanagement und Terminplanung
Eine Software für das Seminarmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Schulungen effizient zu organisieren. Das reicht von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung und zum Controlling. Alle wichtigen Infos legen Sie als Stammdaten im System an. Ganz am Anfang jeder Kursplanung werden in der Regel Termine abgestimmt und passende Räume gesucht und gebucht. Dafür erstellen Sie im System für jeden Kurs einen Eintrag und weisen ihm dann Termine und Räume zu.
Auch die Ausstattung der Räume sollte im System sichtbar sein. Die Software unterstützt Sie dabei, alle vorhandenen Materialien wie Beamer und Laptops, Moderatorenkoffer, Moderationswände und Flipcharts oder Whiteboards, Tische und Stühle raumübergreifend und raumbezogen zu verwalten.
Doch nicht nur Präsenz-, sondern auch Online-Kurse lassen sich mit Software gut managen. Für Online-Kurse mit Tutor:in und Webinare gilt: Auch hier legen Sie die Veranstaltung mit Termin in der Datenbank der Software an. Statt Räumen und Raumausstattung wählen Sie Ihr Tool für Online-Konferenzen aus und binden den Link zum Event ein. Das Event wird dann direkt in der Plattform aufgerufen, und es entsteht kein Systembruch für die User.
3.2 Aufgaben und Zuständigkeiten verteilen
In der Regel werden Kurse und Trainings von mehr als einer Person geplant und verwaltet. Damit klar definiert ist, wer für welche Aufgabe mit welchem Termin zuständig ist, unterstützt eine gute Software für Seminarmanagement Sie mit Filtern und speziellen Cockpits:
Filter: Das Tool sortiert die Tasks nach Termin, Zuständigkeit oder anderen Kriterien. Sie können sich einzelne Tasks gezielt anzeigen lassen. Was erledigt ist, wird zum Beispiel automatisch farbig markiert oder verschwindet ganz aus der Liste. Damit sind die Aufgaben für alle im Team immer sichtbar, und alles wird pünktlich erledigt.
Rollenbezogene Cockpits bzw. Dashboards: Je nach Rolle und Aufgabe des Administrators gibt es spezielle Ansichten und Funktionen. Dies erleichtert die Arbeit durch mehr Übersichtlichkeit.
3.3 Kommunikation mit den Teilnehmenden
Oft nimmt die Kommunikation mit den Teilnehmenden per E-Mail und Telefon viel Zeit in Anspruch, insbesondere dann, wenn sich Termine oder Räume ändern oder ein Kurs abgesagt wird. Doch die Kommunikation lässt sich bei Routine-Themen gut automatisieren, wenn es dafür Vorlagen zum Beispiel für E-Mails oder Memos gibt. Die E-Mail wird dann mit nur einem Klick direkt aus dem System heraus gleich an mehrere Teilnehmende und Beteiligte verschickt. Für diese Fälle finden Sie in einer guten Software bereits Vorlagen, so zum Beispiel für:
Anmeldebestätigung, Rechnung und Einladung
Terminänderungen
Absage von Kursen
Raumänderungen
Nachrücken auf der Warteliste
Stornierte Teilnahmen
3.4 Teilnehmerverwaltung und Zertifikate
Bei Kursen in Präsenz ist es üblich, im Vorfeld Badges und Namensschilder für die Teilnehmenden zu erstellen und am Ende Zertifikate zu verteilen. Dies lässt sich ganz leicht mit Hilfe einer Software für Seminarmanagent erledigen.
Mit einem Klick bereiten Sie Badges vor und personalisieren Ihre Zertifikate. Dafür nutzt das System die aktuellen Listen der Teilnehmenden zusammen mit Dokument-Vorlagen, die Sie nach Ihren Wünschen anpassen, indem Sie zum Beispiel Ihr Logo, den Titel oder die Inhalte des Kurses einfügen.
3.5 Auswertungen und Berichte für effizienteres Management
Mit Reports haben Sie alle Fakten und Zahlen stets im Blick und steigern so die Qualität und Effizienz Ihrer Kurs-Verwaltung. Sie wissen immer, wie viele Personen einen Kurs gebucht haben, wie die Räume belegt sind und was Sie bereits für Honorare, Räume, gemietete Geräte und das Catering gezahlt haben. Mit der Software können Sie sich außerdem zu vielen weiteren Punkten Berichte erstellen lassen, wie zum Beispiel:
Anzahl der Übernachtungen
Bildungshistorie
Trainerberichte
4 Was sonst noch bei der Auswahl einer Software für Seminarmanagement wichtig ist
4.1 Benutzerfreundlichkeit und Integration mit bestehenden Systemen
Die Usability ist ein wichtiger Faktor, wenn es um die Einführung einer Software für das Seminarmanagement geht. Die Software sollte leicht zu bedienen sein und alle Funktionen auf einen Blick und ästhetisch ansprechend darstellen.
Barrierefreiheit und Responsive Design sind ebenfalls wichtige Aspekte. Responsive Design heißt, dass Sie das Tool auf einem beliebigen Gerät wie zum Beispiel PC, Laptop oder Handy nutzen und sich die Darstellung von Text und Bild dann an die Größe des Endgeräts anpasst. So können Sie als Administrator auch von unterwegs oder im Home Office die Software gut nutzen.
Außerdem ist darauf zu achten, dass sich die Software gut an die schon vorhandenen IT-Systeme und Datenbanken anbinden lässt. Dies erfolgt in der Regel über Standards und entsprechende Schnittstellen.
4.2 Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Bei der Auswahl der Software sollten Sie beachten, dass die Seminarmanagement Software DSGVO-konform ist und dass bei Cloud-Lösungen die Rechenzentren zertifiziert sind, z.B. nach ISO 27000. Im Vorfeld der Auswahl ist es ratsam, folgende Fragen zu klären:
Wo stehen die Server? In Deutschland, der EU oder den USA?
Wie wird eine hohe Zugriffssicherheit gewährleistet, z.B. durch SSL-Verschlüsselung, IP-Firewall oder Reverse Proxy?
4.3 Kostenstruktur und Support
Bevor Sie sich für eine Software für die Seminarverwaltung entscheiden, ist es wichtig zu klären, wie hoch die monatlichen oder jährlichen Kosten für die Lizenzen der Software sind. Auch die Fristen für eine (vorzeitige) Kündigung und die Optionen zum Upgrade sollten Sie erfragen. Außerdem empfiehlt es sich zu prüfen, in welchem Umfang Support angeboten wird und ob er Ihren Bedarfen auch wirklich entspricht. Fragen Sie zum Beispiel beim Anbieter nach:
Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?
Über welche Kanäle (E-Mail, Telefon, Remote-Wartung, vor Ort) kann ich den Support kontaktieren?
Welche Sprachen spricht der Support?
Werden Schulungen angeboten?
Welche Supportleistungen sind mit dem Software-Vertrag abgedeckt?
Fazit: Durch eine gute Seminarmanagement Software mehr Zeit für Konzeption und Akquise
Mit einer guten Software für die Seminarverwaltung reduzieren Sie nicht nur Ihren Verwaltungsaufwand, sondern steigern auch die Zahl der Anmeldungen für Ihre Kurse. So bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Geschäft voranbringt:
Aktualisierung der Kurs-Inhalte und Entwicklung und Launch von neuen Produkten
Stärkung der Kundenbindung und Akquise neuer Kunden
Akquise von neuen Trainer:innen sowie Betreuen und Entwickeln der Trainer:innen
Vermarktung des Kursprogramms
Wie trägt Künstliche Intelligenz zu noch mehr Effizienz in der Lernorganisation bei? Lesen Sie mehr dazu im Blogartikel Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung.
